Âm thanh, ánh sáng là hai trong những yếu tố rất quan trọng trong một chương trình sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, vừa mang tính nghệ thuật.

 

cho-thue-am-thanh

Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời và trong phòng, nhà tổ chức cần nắm chắc được yêu cầu về ánh sáng ở từng vị trí cụ thể để từ đó mà thiết kế nên hệ thống ánh sáng phù hợp. Ở trung tâm hội nghị quốc tế, khách sạn hoặc nhà hàng về cơ bản hệ thống điện đã theo thiết kế. Do vậy, nhà tổ chức chỉ cần bổ sung thêm. Tuy nhiên, với những địa điểm tổ chức đặc thù như lều bạt, bến xe, sân bay hay sân tập thể thao… đòi hỏi nhà tổ chức phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, đảm bảo ánh sáng cho các hoạt động theo yêu cầu của sự kiện.

>> xem thêm : mua cổng hơi giá rẻ, cho thuê cổng hơi sự kiện

Nhà tổ chức phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất khi bãi,… thường đảm bảo dịch vụ trọn gói mà trong đó có ánh sáng. Các nhà tổ chức cần lưu ý là mặc dù bên cung ứng cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu của chương trình sự kiện. Chính vì vậy mà việc yêu cầu nhà cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.

Hệ thống ánh sáng phải được hoàn tất từ 1 đến 2 ngày trước khi sự kiện được diễn ra. Như vậy sẽ đảm bảo thời gian cho các hoạt động diễn tập cũng như phát hiện được các khuyết điểm để bổ sung hoặc thay đổi kịp thời.Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, hình ảnh hay ánh sáng thì nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sửa đổi chi phí viết tay được chấp thuận của các bên có liên quan.

Qua đó, chúng ta có thể thấy được ánh sáng và âm thanh là 2 yếu tố luôn gắn liền với nhau. Một chương trình sự kiện được đánh giá tốt là ở đó có sự hòa quyện hoàn hảo giữa âm thanh và ánh sáng kèm theo đó là kịch bản chương trình chi tiết cũng như sự nỗ lực của tất cả những người làm chương trình để cho ra một sản phẩm tốt nhất. Ánh sáng thích hợp đi kèm theo đó là âm nhạc du dương, dễ đi vào lòng người thì nội dung của chương trình dễ được khách mời đón nhận hơn để từ đó khắc sâu vào tâm trí khách hàng hơn. Bên cạnh đó, chương trình sự kiện thành công cũng góp phần tạo nên uy tín cho công ty với khách hàng cũng như khách tham dự.