CÁC LƯU Ý TRONG KHÔNG GIAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.Bố trí đặc biệt

Có vị trí ưu tiên  nào mà Nhà tổ chức sự kiện cần phải xem xét. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc,  dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.

Để các mặt hàng có kích thước lớn có thể qua lại dễ dàng  như thuê các thiết bị sự kiện, cho thuê rối hơi  cần chú ý các lối đi của phòng chính sao cho đủ rộng. Hãy tháo bỏ cửa chính nếu phòng có nhiều vị trí chật hẹp. Tuy nhiên có nhiều cách khác nhau để duy chuyển các vật có kích thước lớn vào phòng chính mà không ảnh hưởng đến công việc lắp ráp sân khấu, các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

2.Trọng tải của nền

Lưu ý thứ 2 chính là  trọng tải của nền. Gia cố nền cho phù hợp  tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay không? Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua nhằm tránh sự cố xảy ra.

3.Sử dụng hiệu ứng đặc biệt

Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói hoặc hiệu ứng nào khác trong phòng không? Các vật liệu có cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không? Hãy kiểm tra lại với các nhà quản lý các trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt. Không được chấp nhận bất kỳ một ý kiến nào, hãy làm việc của mình chuẩn bị kỹ những gì mình sẽ làm.

4.Phòng trống và sắp xếp phòng

Có nhiều trường hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong phòng lớn. Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự động hay bằng tay và thời gian bao lâu, v.v…? Có cần nhân viên kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm việc chi tiết với nhà quản lý các vần đề này.

5.An toàn và phòng chống cháy nổ

Những quy chế an toàn và phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực nhà tổ chức cần tìm hiểu chi tiết và cho áp dụng. Câu hỏi đặt ra đối với Nhà tổ chức là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào, có dễ khi tiếp cận không? Có bị che khuất bởi các rèm hay đồ trang trí nào không? Nếu có thì phải đặt các biển thông báo ở các vị trí đó. Các quy chế về an toàn và phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.