Cách để ekip tổ chức sự kiện làm việc hiệu quả

Nếu bạn là một event agency chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi bạn phải có các ý tưởng sáng tạo, đột phá và kinh nghiệm về mặt tổ chức, mà bạn còn là “sợi dây” kết nối với các khâu trong tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số kinh nghiệm bạn cần lưu ý để phối hợp với ekip tổ chức sự kiện

  1. Phân công chi tiết công việc và chuẩn bị tốt các công cụ

Để tổ chức một sự kiện được thành công không xảy ra sai sót bạn phải chuẩn bị từ khâu lên kế hoạch, xây dựng kịch bản chi tiết cho đến chạy chương trình, tất cả đều phải được cụ thể hóa bằng văn bản và thông báo đến toàn thể ekip thực hiện

Khi diễn ra sự kiện thì bộ đàm là vật dụng không thể thiếu, đặc biệt là những event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Ngoài ra, mỗi người cần tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.

Bước này có lẽ là quan trọng nhất, trước khi kịch bản trong “phòng thí nghiệm ý tưởng” trở thành hiện thực. Bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Nếu bạn là leader thì hãy tập trung mọi người đông đủ rồi mới phổ biến rõ ràng, nhất quán, đảm bảo cho từng người hiểu đúng vai trò của họ.

Nếu ngược lại, hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, bởi tổ chức một event thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết. Lưu ý khi phân chia công việc cho thực tập sinh, nên chọn đầu việc đơn giản và nằm trong tầm kiểm soát của bạn để hai bên có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra rủi ro cho event.

  1. Cần có kỹ năng giải quyết khó khăn trong sự kiện

Để kịp thời ứng phó với các tình huống rủi ro, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với các ekip thực hiện chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn những vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát sự kiện. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.

Để có một ekip ăn ý, giữa agency và supplier hoặc freelancer cần có sự tôn trọng, thông hiểu, và tin tưởng lẫn nhau. Điều này đòi hỏi giữa các bên phải có quá trình làm việc lâu năm, có hợp đồng thỏa thuận rõ ràng, nhất là những vấn đề hậu event. Đây cũng là một trong những thời điểm mà có nhiều vấn đề xảy ra. Nhất là khi thanh lý hợp đồng, đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kinh nghiệm để giải quyết tất cả các bất đồng về quan điểm.