Cần làm những gì ở giai đoạn chuẩn bị cho sự sự kiện

Với mỗi sự kiện bạn thấy diễn ra thành công và hoành tráng thì đã có rất nhiều người góp công sức để làm được điều đó. Nhân sự của công ty tổ chức sự kiện đã phải làm việc vất vả trong giai đoạn sự kiện diễn ra và cả chuẩn bị trước đó. Chúng ta cũng tìm hiểu những công việc trước khi một sự kiện diễn ra là gì nhé!

Tìm chủ đề sự kiện

Đây là một yếu tố bị chi phối bởi nhiều nội dung khác nhau như ý kiến của khách hàng, văn hóa, năng lực của công ty, quy mô của sự kiện… Do đó việc tìm một ý tưởng phù hợp cho sự kiện không phải là điều dễ dàng có thể thực hiện trọng ngày một ngày hai. Bởi vì bạn cần phải cân nhắc với các yêu tố ở trên nhưng cũng phải thật sáng tạo để thu hút những người tham dự sự kiện. Một điều nữa bạn cũng cần phải lưu ý đó là tuy được phép kế thừa và học hỏi trong các chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên. Nó sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn của khách hàng về sự chuyên nghiệp của công ty bạn.

Xây dựng một kịch bản đầy khác biệt

Có thể nói đây là điều quan trọng bậc nhất trong nội dung của kịch bản. Bạn phải thể hiện cho khách hàng của mình thấy rằng chương trình của họ nếu thực hiện theo kịch bản của bạn sẽ là một chương trình mới hoàn toàn, chưa từng có trước đây.

Thực chất kịch bản là những nội dung của sự kiện nhưng được trình bày trên giấy, nên cách mà khách hàng hình dung như thế nào về chương trình qua kịch bản sẽ quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình khi được gửi đến khách hàng phải kèm theo báo giá cụ thể, báo giá như thế nào lại là một vấn đề không kém phần quan trọng khác. Nếu kịch bản có nội dung sáng tạo cùng với báo giá hợp lý sẽ giúp cho đơn vị của bạn giành được chiến thắng trong đấu thầu.

Phân công nhiệm vụ một cách cụ thể

Một sự kiện thành công đòi hỏi sự góp sức của cả một đội, một ekip với nhiều người thực hiện các vai trò khác nhau. Để mọi thứ diễn ra chuyên nghiệp thì nhất định phải có những người giỏi ở nhiều ngành nghề khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kĩ thuật (lắp ráp nhà giàn, điều khiển âm thanh, ánh sáng), quản lý (tổ chức sự kiện), kế toán (kí và thanh lý hợp đồng)… Điều đó có nghĩa là bạn phải phân công và sắp xếp sao cho mỗi người khi hoàn thành công việc, ghép lại sẽ là một “bức tranh” hoàn chỉnh và đúng tiến độ.