Đầu thầu sự kiện – bạn cần những gì?

Để tăng tính cạnh tranh cũng như chọn được đơn vị tổ chức sự kiện tốt nhất.  Một số sự kiện sẽ tiến hành tổ chức đấu thầu để chọn ra đơn vị tổ chức sự kiên cho mình. Đặt biệt là ngành công nghiệp thể thao hoặc các sự kiện mang tính tầm cỡ quốc tế thì sẽ tiến hành đấu thầu tổ chức sự kiện.

Trong trường hợp có nhiều đơn vị tổ chức sự kiện mong muốn được tổ chức cùng một sự kiện. Chủ trì sự kiện sẽ tiến hành đấu thầu thông qua một cuộc họp giữa các đơn vị đấu thầu để chọn ra đơn vị phù hợp nhất tổ chức sự kiện. Vậy quy trình tổ chức đấu thầu như thế nào? Chúng tôi xin chia sẽ một số thông tin thực tiễn giúp bạn hiểu về đấu thầu tổ chức sự kiện.

  1. Mục đích quá trình đấu thầu

Các đơn vị tham gia đấu thầu sự kiện sẽ phải cung cấp đề xuất chi tiết  về cơ sở vật chất, về hỗ trợ tài chính, các hỗ trợ công cộng được đảm bảo như thế nào,… và cách thức tổ chức sự kiện của đơn vị mình cho đơn vị chủ trì sự kiện. Việc cung cấp những thông tin này nhằm mục đích:

  • Chứng minh rằng đơn vị đấu thầu có khả năng và nguồn lực để tổ chức sự kiện
  • Cung cấp những lí do tại sao tổ chức đấu thầu nên được lựa chọn thông qua các nhà thầu đối thủ khác.
  1. Nhiệm vụ của đơn vị tham gia đấu thầu

Các đơn vị tham gia đấu thầu nếu được tham gia vào một quá trình đấu thầu chính thức để giành được quyền tổ chức một sự kiện sẽ có 2 nhiệm vụ sau:

  • Đơn vị tham gia phải đưa ra đề xuất đấu thầu và cung cấp tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu.
  • Tham dự vào cuộc họp của cơ quan lựa chọn, trình bày điểm nổi bật của đề xuất đấu thầu và trả lời caauhoir của người lựu chọn.

Nói đơn giản thì nhiệm vụ đầu tiên là giới thiệu bản thân đơn vị tổ chức. Nhiệm vụ thứ hai là thể hiện mình trước người lựa chọn.

  1. Chuẩn bị hồ sơ để gửi đơn vị chủ trì sự kiện

    Thông thường hồ sơ gửi đơn vị lựa chọn bao gồm:

  • Hồ sơ về năng lực của đội tổ chức sự kiện

Hồ sơ nên cung cấp thông tin về người quản lý đội với kinh nghiệm lâu dài và phẩm chất của người đứng đầu. Sẽ rất quan trọng cho người đọc hồ sơ cảm nhận được khả năng chạy chương trình của đội làm sự kiện.

  • Hồ sơ về địa điểm và cơ sở vật chất

Trong hồ sơ phải cung cấp những địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. đồng thời đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó.

  • Dự thảo ngân sách cho chương trình

Tổ chức đấu thầu cho sự kiện nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.