Để tổ chức sự kiện đấu thầu cần thực hiện những bước nào?

Tham gia các buổi đấu thầu hầu như đã trở nên quá quen thuộc với những người làm trong bất kì doanh nghiệp nào kể cả trong nghề tổ chức sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau tham gia một buổi đầu thầu để chứng tỏ khả năng của mình để khách hàng có thể lựa chọn đơn vị cung cấp tốt nhất.

Nghe thì cứ nghe vậy thôi nhưng chắc hẳn bạn cũng không hiểu sự kiện đấu thầu sẽ được thực hiện theo quy trình nào? Để hiểu hơn về sự kiện này bạn hãy tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Xác định mục đích chính của sự kiện là gì?

Chắc bạn đã từng thấy sự kiện đấu thầu diễn ra như thế nào, nó được dùng trong nhiều mục đích đấu thầu khác nhau. Có thể là tổ chức đấu thầu xây dựng một công trình, đấu thầu một món đó cỗ hay đấu thầu một đồ dùng nào của một người nổi tiếng.

Trong tổ chức sự kiện thì khách hàng sẽ được phép chọn tổ chức nào sẽ tổ chức một sự kiện và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết cách thức tổ chức sự kiện. Mục đích chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó các đơn vị tổ chức có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện đấu thầu

Đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ sự kiện để người đọc hồ sơ có thể  biết về những địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ đưa ra phải đầy đủ thông tin ví dụ cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó như thế nào. Cần phải mô tả một cách chi tiết để khách hàng sẽ thấy được ở đó có gì, và điều gì có thể thu hút họ.

Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng đến địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng.

Cần xác định thời gian tổ chức rõ ràng. Hơn nữa hồ sơ sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranh về số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc mỗi ngày. Điều quan trọng là các nhà hoạch định chính sách phải biết có thể sử dụng bao nhiêu giờ trong ngày để làm việc hiệu quả. Từ đấy sẽ đưa ra số ngày thi công sự kiện đầy cạnh tranh.