Một số vấn đề cần lưu ý khi làm việc với ekip tổ chức sự kiện

Sự kiện được tổ chức thành công không phải chỉ do người tổ chức sự kiện làm nên mà có sự góp phần của nhiều bộ phận khác nhau như ekip tổ chức sự kiện. Để làm được điều này thì người tổ chức sự kiện phải là một trung tâm kết nối, có nhiều ý tưởng sáng tạo và quan trọng nhất là phải có kinh nghiệm trong khâu tổ chức.

Vậy khi làm việc với ekip tổ chức sự kiện thì người tổ chức sự kiện cần phải làm gì? Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về một số vấn đề mà người tổ chức sự kiện cần làm khi làm việc với ekip tổ chức sự kiện.

Chuẩn bị sẵn các công cụ để liên lạc với các bộ phận

Một sự kiện được gọi là thành công khi sự kiện đó được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chi tiết từ việc lên kế hoạch, xây dựng kịch bạn cho đến việc chạy chương trình, tất cả phải được trình bày rõ ràng trên văn bản chứ không chỉ bằng lời nói, và tất cả phải được thông báo đến toàn bộ ekip của sự kiện.

Một vật dụng không thể thiếu trong hầu hết các sự kiện đó là bộ đàm vì chính thiết bị này sẽ hỗ trợ cho việc trao đổi cũng như quản lý toàn bộ các hoạt động trong sự kiện một cách nhanh lẹ và nhịp nhàng. Ngoài ra, mỗi người cần tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.

Kinh nghiệm sử dụng bộ đàm tác giả sẽ trình bày kỹ hơn ở các bài chuyên sâu. Trong khuôn khổ bài này, chỉ lưu ý các bạn về việc tạo kênh cho bộ đàm. Trong đó, người sử dụng nhiều kênh nhất là người có quyền và trách nhiệm cao nhất tại sự kiện.

Phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận

Việc này có vai trò vô cùng quan trọng, khi bạn đã phân công công việc cụ thể cho từng người thì khi đó bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lí và họ sẽ tự chịu trách nhiệm cho việc. Bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước.

Sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, bởi tổ chức một event thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết, đồng thời hãy tránh những rủi ro có thể xảy ra cho sự kiện. Để có một ekip ăn ý, giữa agency và supplier hoặc freelancer cần có sự tôn trọng, thông hiểu, và tin tưởng lẫn nhau.