Một vài hướng dẫn về thủ tục cấp Giấy phép tổ chức sự kiện

Theo quy định của pháp luật, các đơn vị phải có Giấy phép tổ chức sự kiện khi muốn tổ chức một sự kiện nào đó tại địa phương. Tuy nhiên, nhiều người chưa am hiểu và thiếu kinh nghiệm nên gặp không ít rắc rối ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện sự kiện, dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc. Sau đây là một số quy định liên quan đến thủ tục cấp Giấy phép tổ chức các sự kiện phổ biến.

  1. Chuẩn bị hồ sơ cấp Giấy phép Tổ chức sự kiện

Khi thực hiện một thủ tục hành chính, cụ thể ở đây là thủ tục cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị hồ sơ. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn sắp tổ chức mà nội dung hồ sơ sẽ khác nhau. Về cơ bản, hồ sơ sẽ gồm các thành phần như sau:

– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện;

– Giấy ủy quyền của khách hàng;

– Hợp đồng giữa các bên;

– Hợp đồng thuê địa điểm;

– Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (ở đây bạn tùy sản phẩm mà linh hoạt chuẩn bị giấy tờ cho phù hợp)

– Giấy phép đăng ký kinh doanh (của cả khách hàng và công ty tổ chức sự kiện)

– Kế hoạch chương trình (trong kế hoạch có trình bày mục đích, địa điểm, thời gian, khách mời, chương trình biểu diễn…)

  1. Hồ sơ trong trường hợp có chương trình khác

Nếu sự kiện bạn tổ chức có thêm các chương trình khác thì tùy theo hình thức của chương trình đó mà bổ sung các giấy tờ, thông tin cần thiết một cách phù hợp.

Chương trình họp báo

– Đơn xin phép họp báo gồm: Mục đích, thời gian, địa điểm, người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời tham gia.

– Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có chứng thực)

– Các giấy tờ khác có liên quan đến mục đích, nội dung của buổi họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)

– Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ).

Trình Diễn Thời Trang

– Đơn xin phép được tổ chức trình diễn thời trang

– Hình mẫu trang phục dự kiến sẽ trình diễn

– Danh sách cụ thể các người mẫu tham gia

– Tổ chức phúc khảo (lưu ý là ít nhất 5 ngày trước ngày biểu diễn)

– Hợp đồng về thuê địa điểm tổ chức

Chương trình ca nhạc

  • Đơn xin phép biểu diễn ca nhạc: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (một cách đầy đủ và chi tiết), thời gian phúc khảo, cần nêu rõ trong đơn là chương trình có bán vé hay là không
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có chứng thực)
  • Hợp đồng với địa điểm tổ chức chương trình ca nhạc
  • Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)
  • Các chương trình có các hoạt động liên quan đến tác giả, tác phẩm thì cần ký hợp đồng trực tiếp với tác giả v/v đồng ý cho sử dụng tác phẩm của họ tại chương trình.

  1. Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định, các cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện hiện nay bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Đối với các cơ quan có Bộ phận Tiếp nhận và trả lời kết quả (Còn gọi là ‘Một cửa”) thì nộp hồ sơ tại đây và nhận phiếu hẹn. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

  1. Lưu ý về thời hạn nộp hồ sơ

Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình, sự kiện. Riêng các chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện. Bạn nên nhớ thời hạn này để tránh ảnh hưởng đến thời gian tổ chức sự kiện theo kế hoạch.