Những kỹ năng quyết định của một người tổ chức sự kiện

Không phải ngẫu nhiên mà nghề tổ chức sự kiện được rất nhiều bạn trẻ yêu thích và có nguyện vọng học tập một cách chuyên nghiệp để hành nghề sau khi tốt nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như các nghề khác, kinh nghiệm làm việc là yếu tố rất quan trọng. Đối với nghề tổ chức sự kiện thì nó lại càng quan trọng hơn hết bởi mỗi sự kiện lại là một trải nghiệm mới và một sự tích tũy không sách vở nào có thể truyền đạt cho bạn đầy đủ được.

Bên cạnh kiến thức nghiệp vụ thì kỹ năng cũng quyết định không nhỏ đến sự thành công của một chuyên viên tổ chức sự kiện, vậy những kỹ năng đó là gì?

Xác định mục tiêu của sự kiện

Khi bạn đã định hướng đúng mục đích của chương trình mình sắp tổ chức thì đó sẽ như một “kim chỉ nam” giúp chúng ta định hướng được các kế hoạch, ý tưởng và hoạt động của mình sao cho kết quả cuối cùng phải đạt được mục tiêu đề ra. Tránh tình trạng đến khi bắt đầu những công việc cuối cùng để hoàn thành giai đoạn chuẩn bị thì nhận ra mình đã “lạc chủ đề” mất rồi.

Phải có một kế hoạch sơ lược

Kế hoạch này có thể cơ bản đầy đủ các nội dung nhưng không đi vào chi tiết, cụ thể. Bởi những việc này sẽ dành cho kế hoạch thực hiện khi chúng ta đã ký được hợp đồng với khách hàng. Còn khi chúng ta còn phải thuyết phục khách hàng chọn mình thực hiện sự kiện lần này thì cần có một kế hoạch sơ bộ để thu hút khách hàng và thể hiện cho họ biết chúng ta sẽ có thể làm được những gì. Các nội dung đó có thể là:

Dự trù ngân sách

Tính khả thi của sự kiện

Triển khai như thế nào

Một vài đánh giá ban đầu về sự kiện.

Coi tổ chức sự kiện là một công cụ marketing quan trọng

Việc quảng bá hình ảnh, tiếp cận khách hàng trong khi tổ chức sự kiện là điều mà rất nhiều nhà quản lý sự kiện nhận thấy, kể cả dành cho các khách hàng thân thiết cũng như khách hàng tiềm năng.

Vận dụng các kinh nghiệm từ các tiền bối

Như đã trình bày ở trên, một sự kiện thành công phụ thuộc khá nhiều vào kinh nghiệm của những người làm công tác tổ chức. Do đó, bạn phải liên tục tích lũy nó để trở thành một người chuyên nghiệp trong nghề này. Một trong những cách làm điều đó hiệu quả nhất đó là học hỏi từ các tiền bố, những người đi trước. Việc khởi nghiệp từ nghề tổ chức sự kiện không khó nhưng nó cũng đòi hỏi bạn cần tìm hiểu từ thực tiễn thông qua các công ty có nhiều kinh nghiệm trong nghề. Đừng “liều” làm những cảm tính cá nhân mà mắc phải những sai lầm không đáng có.