Thủ tục và những điều lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Để đảm bảo không vi phạm luật pháp về thuần phong mỹ tục tại nơi tổ chức sự kiện, bất kỳ sự kiện nào cũng cần phải xin phép tổ chức và phải tuân thủ những nguyên tắc đó. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc, bạn cần phải nắm được những thủ tục và những điều cần lư ý khi xin giấy phép cho sự kiện. Sau đây chúng tôi xin chia sẽ một số vấn đề như sau

Những điều cần chú ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

  • Chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ xin cấp phép và thời gian nhận trả hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền.

Bạn không nên chủ quan đợi đến sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Bởi vì trong quá trình nộp hồ có thể bạn bị trả hồ sơ do không đúng yêu cầu, bạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép hoặc phải xin thêm giấy phép con,.. Vì vậy để tránh trường hợp đến ngày tổ chức sự kiện diễn ra mà giấy phép cũng chưa được cấp bạn cần phải cân đo thời gian nộp hồ sơ xin phép.

Tránh việc đi lại nhiều mất thời gian, bạn cần phải nắm bắt lịch làm việc của cơ quan có thẩm quyền như làm việc ngày nào, thời gian nhận hồ sơ là lúc nào, thời gian trả hồ sơ là lúc nào. Ví dụ một số cơ quan chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng và trả hồ sơ vào buổi chiều.

  • Khi nộp hồ sơ xin phép thì cần có con dấu đóng giáp lai trên tất cả các giấy tờ, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

  • Để chạy chương trình bạn cần phải có giấy phép trước vì vậy bạn phải lưu  ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, tránh trường hợp không có giấy phép để chạy cương trình.
  • Đối với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, dù đã có giấy phép bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết.

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

– Đơn vị xin giấy phép gồm: Sở Văn hóa, thể thao, du lịch; ủy ban nhân dân địa phương nơi tổ chức chương trình; Cục Bản quyền tác giả

– Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là:

+ Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép,

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng),

+ Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép,

+ Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.

+ Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền,

+ Bản ghi lời bài hát (lyric).Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.

+ Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.

+ Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.

+ Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.