Tìm hiểu về công việc tổ chức sự kiện đầy thú vị

Mọi người vẫn thường nói rằng: “Tôi hoàn toàn có thể làm tốt tất cả công việc nếu có thời gian”. Người tổ chức sự kiện là người phải bao quát tất cả các nội dung từ khâu các ý tưởng còn chưa được hình thành đến khi sự kiện kết thúc đã được đánh giá cẩn thận. Nhưng vấn đề là họ luôn phải làm dưới một áp lực về thời gian rất lớn. Chính điều này làm một thử thách lớn và làm nên sự thú vị trong công việc. Hãy cũng tìm hiểu thêm về nghề tổ chức sự kiện này nhé.

Đưa ra một thông điệp độc đáo và ý nghĩa

Dù cho đó là sự kiện gì đi chăng nữa thì trong kế hoạch tổ chức nó, yếu tố mục đích truyền tải thông điệp luôn là một trong các tiêu chí hàng đầu được khách hàng của bạn quan tâm. Người đưa ra ý tưởng thông điệp phải thật khéo léo, thế nào đó để cho những người tham dự cảm thấy thú vị và nhớ về thông điệp mà bạn đưa ra. Từ đó, mọi khía cạnh khác của sự kiện từ địa điểm và người diễn thuyết, cho đến trang trí tiệc và thuê mướn thiết bị sẽ được xoay quanh ý tưởng này.

Chọn nơi tổ chức thích hợp

Khách hàng có nhiều cách khác nhau để tìm cho mình một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, có thể họ sẽ tự tìm, nhờ người quen giới thiệu nhưng cũng có thể họ sẽ giao cho người làm công tác tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm này. Một trong những  yêu cầu khi chọn nơi tổ chức đó chính là phải có một sự “hài hòa” với ý tưởng và chủ đề của sự kiện. Tối thiểu, chúng ta phải chú ý các nội dung bao gồm kích thước phòng, vấn đề phục vụ, vận chuyển, internet, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh…

Khả năng dự trù ngân sách đủ mà không thiếu

Nếu bạn dự trù quá lớn thì có thể khách hàng sẽ không chọn bạn để hợp tác lần này, nhưng nếu quá thấp thì với những chi phí phát sinh, bạn sẽ phải “bỏ tiền túi ra” đấy. Ngoài ra, một tổ chức sự kiện cũng cần phải thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp. Do đó, có thể nói đây là phần rất quan trọng và liên quan trực tiếp đến người tổ chức sự kiện.

Biết cách viết một Báo cáo đúng nội dung

Cũng như rất nhiều công việc khác, sau khi làm xong bạn phải báo cáo những việc mình đã làm và có những đánh giá nhất định. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về sự kiện và biết được mức độ hiệu quả, mục đích khi tổ chức sự kiện. Báo cáo có thể có nhiều phần khác nhau, tuy nhiên nên có phần ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), hiệu quả truyền thông – là những vấn đề mà khách hàng của chúng ta cực kỳ quan tâm.